Informativa sulla Privacy

La presente informativa descrive come OptinProof tratta i dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.lgs. 196/2003 come modificato.

1. Titolare del trattamento

Titolare è Alessio Galfo (ditta individuale), P.IVA 18214141006, con sede in Italia. Per qualsiasi richiesta: privacy@optinproof.app.

2. Doppio ruolo (importante)

OptinProof tratta i dati in due ruoli distinti:

Come Titolare, per i dati dei propri utenti registrati (chi crea un account sulla piattaforma): vedi sezioni seguenti.
Come Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), per i dati dei contatti finali raccolti e gestiti dai clienti tramite la piattaforma: in questo caso il cliente è Titolare e OptinProof agisce per suo conto e secondo le sue istruzioni, sulla base di un accordo sul trattamento dei dati (DPA).

3. Dati che raccogliamo

Dati di registrazione: nome, cognome, email, numero di telefono, nome dell'attività, sito web.
Dati di verifica: codice OTP inviato via SMS per confermare il numero.
Dati d'uso e tecnici: log di accesso, indirizzo IP, informazioni sul dispositivo/browser, ai soli fini di sicurezza e funzionamento.
Dati di chi compila un modulo di consenso: oltre ai dati che inserisci, per sicurezza e prevenzione degli abusi trattiamo il tuo indirizzo IP e segnali tecnici del browser (anche tramite Cloudflare Turnstile, quando è attivo), contatori anti-abuso e registri tecnici. Base giuridica: legittimo interesse alla sicurezza del modulo e del servizio (art. 6.1.f GDPR).

4. Finalità e basi giuridiche

Erogazione del servizio e gestione dell'account — base: esecuzione del contratto (art. 6.1.b).
Verifica del numero tramite OTP — base: esecuzione del contratto / misure precontrattuali.
Sicurezza, prevenzione abusi e frodi — base: legittimo interesse (art. 6.1.f).
Adempimenti di legge (contabili, fiscali) — base: obbligo legale (art. 6.1.c).
Comunicazioni di servizio — base: contratto; eventuali comunicazioni marketing solo previo consenso.

5. Fornitori e destinatari dei dati

Per erogare il servizio ci avvaliamo dei fornitori elencati qui sotto, che possono trattare dati personali. Per ciascuno indichiamo che cosa fa e il suo ruolo.

5.1 Fornitori che trattano dati per nostro conto

Quando un fornitore tratta dati anche come titolare autonomo, lo diciamo nella sua voce e in 5.2. Per i dati dei contatti raccolti dai clienti agiamo come responsabili (vedi § 2): questi sono i nostri sub-responsabili.

Supabase: database, autenticazione e archiviazione, con dati ospitati nella regione europea di Supabase in Irlanda.
Vercel: hosting dell'applicazione e registri tecnici delle richieste, compreso l'indirizzo IP.
Twilio: invio dei codici OTP via SMS; la telefonata parte solo al reinvio, se la persona la chiede. Per questo servizio Twilio agisce per nostro conto, secondo l'accordo sul trattamento dei dati che fa parte del contratto con Twilio; per prevenire frodi e abusi del proprio servizio agisce come titolare autonomo (vedi 5.2).
Amazon Web Services: invio di email (Amazon SES) e SMS, dalla regione europea di AWS in Irlanda.
Anthropic: funzionalità di intelligenza artificiale: assistente, generazione di testi e risposte automatiche ai messaggi WhatsApp, di cui riceve il testo; nell'assistente, anche i file che l'utente allega (immagini, PDF e il testo estratto dai documenti).
Google (Gemini): generazione e modifica di immagini con l'intelligenza artificiale; riceve la richiesta e, se presente, l'immagine da modificare.
Google (Google Analytics): misurazione delle visite alle sole pagine del sito pubblico, e solo se accetti la misurazione dal banner dei cookie (vedi § 10). Per questo servizio Google agisce per nostro conto, secondo i termini sul trattamento dei dati che abbiamo accettato il 10/11/2022; le condivisioni di dati con Google previste dalle impostazioni del nostro account sono spente.
Upstash: contatori anti-abuso. La chiave del contatore può contenere l'indirizzo IP, identificativi interni dell'account e, per il bot di assistenza, l'identificativo della chat Telegram; il numero di telefono vi entra solo sotto forma di impronta (una trasformazione del numero che non lo rende leggibile a vista ma che resta un dato personale).
Cloudflare: controllo anti-bot (Turnstile) sul modulo pubblico di consenso, quando le chiavi del servizio sono impostate; tratta l'indirizzo IP e segnali tecnici del browser, e noi lo usiamo al solo fine di sicurezza (il ruolo di Cloudflare è indicato in 5.2); ed esecuzione delle attività pianificate. Se le chiavi non sono impostate il controllo non c'è.
Sentry: segnalazione degli errori tecnici dell'applicazione, con dati ospitati nella regione europea di Sentry. Le segnalazioni partono dai nostri server e, solo quando si verifica un errore, dal browser di chi visita le nostre pagine: in quel caso Sentry riceve la connessione dal browser, e quindi il suo indirizzo IP. Prima dell'invio un nostro filtro toglie l'indirizzo IP, i cookie e le intestazioni della richiesta, i parametri degli indirizzi delle pagine, gli indirizzi email e i numeri di telefono che riconosce, e sostituisce i nostri identificativi interni con codici casuali. Sul nostro account Sentry è impostato di non conservare l'indirizzo IP, e una regola elimina la posizione approssimativa ricavata da esso. Sono filtri automatici: un dato scritto in una forma che non riconoscono può restare.
Meta Platforms (WhatsApp Business Cloud API): invio e ricezione dei messaggi WhatsApp. Per questo servizio Meta agisce per nostro conto, secondo i propri termini sul trattamento dei dati per le aziende (WhatsApp Business Data Processing Terms); per le finalità che i suoi termini le riservano agisce come titolare autonomo (vedi 5.2).

5.2 Fornitori che trattano dati anche come titolari autonomi

Per il trattamento che decide da sé, il fornitore stabilisce finalità e mezzi ed è titolare autonomo, con la propria informativa.

Stripe: pagamento di abbonamenti, crediti e contributi volontari. Stripe tratta i dati di pagamento per nostro conto, secondo l'accordo sul trattamento dei dati che fa parte del contratto con Stripe, e come titolare autonomo per la prevenzione delle frodi, gli obblighi antiriciclaggio e di verifica dell'identità, la scelta dei fornitori di pagamento e il miglioramento dei propri servizi, secondo la propria informativa. Numero della carta e codice di sicurezza li raccoglie Stripe sulla propria pagina e non transitano dai nostri sistemi. In un avviso di rimborso o contestazione possono arrivarci il circuito e le ultime quattro cifre della carta, che non conserviamo.
Twilio: per prevenire frodi e abusi del proprio servizio, tratta i dati delle richieste di verifica come titolare autonomo, secondo la propria informativa.
Meta Platforms (WhatsApp): per le finalità che i suoi termini le riservano, Meta tratta alcuni dati come titolare autonomo, secondo la propria informativa.
Meta Platforms (collegamento dal pannello): solo quando premi il pulsante per collegare WhatsApp o un social, il tuo browser carica da Meta (connect.facebook.net) lo strumento di accesso di Meta, con la registrazione automatica degli eventi dell'app attiva; non lo carichiamo all'apertura della pagina. Da quel momento Meta tratta i dati secondo la propria informativa.
Cloudflare (Turnstile): oltre che per nostro conto, tratta i segnali tecnici del controllo anti-bot (indirizzo IP, impronta TLS, intestazione User-Agent) anche per migliorare il proprio rilevamento dei bot, come titolare autonomo, secondo la propria informativa.
Telegram: per chi scrive al nostro bot di assistenza (vedi § 13). È anche una delle piattaforme su cui il cliente può pubblicare, con l'account che ha collegato.
Google, accesso con Google: se accedi con Google, Google è titolare autonomo e sa che stai accedendo a OptinProof; a noi arrivano nome ed email.
Google (YouTube): sul sito pubblico il lettore dei video parte solo quando premi play; da quel momento Google tratta i dati come titolare autonomo. Se l'anteprima locale non si carica, il browser chiede la miniatura a YouTube prima del play.

5.3 Destinatari scelti dal cliente

Su istruzione del cliente, e solo se lui lo ha configurato, trasmettiamo dati a servizi che il cliente sceglie: le piattaforme social su cui pubblica (Facebook, Instagram, Threads, TikTok, X, LinkedIn, Telegram), Google Ads (di cui leggiamo e gestiamo gli account che il cliente collega: vedi § 6), il CRM che collega (HubSpot) e gli indirizzi (Zapier, Make, n8n o altri) a cui chiede di inviare i contatti e, nei flussi, il testo del messaggio. Questi servizi non sono nostri responsabili: il cliente è titolare di quei trattamenti e ne risponde verso i propri interessati.

5.4 Altro

Commissione europea (VIES): controllo della partita IVA del cliente; possono tornarci la denominazione e l'indirizzo registrati.
Aruba PEC (marca temporale qualificata): quando la funzione è attiva, riceve solo l'impronta crittografica del registro, dalla quale non è possibile risalire ai dati personali.

6. Dati degli account Google Ads (Google API Services)

Se il cliente decide di collegare un proprio account Google Ads, OptinProof accede ai dati di quell'account tramite le API di Google, con l'autorizzazione OAuth che il cliente concede e può revocare in qualsiasi momento. Di seguito, in modo specifico, quali dati trattiamo, per quali finalità, dove sono conservati e con chi sono condivisi.

A quali dati accediamo: i token OAuth rilasciati da Google (un token di accesso a vita breve e un token di rinnovo) e l'ambito autorizzato; i dati identificativi dell'account pubblicitario (identificativo cliente Google Ads, nome descrittivo, eventuale account amministratore sovrastante, valuta e stato dell'account); i dati delle campagne dell'account (identificativo, nome, stato, budget giornaliero) e le relative metriche di rendimento (impression, clic, spesa).
Per quali finalità li usiamo: esclusivamente per erogare al cliente le funzioni che ha richiesto, cioè mostrargli i propri account e le proprie campagne dentro il pannello, creare su sua richiesta nuove campagne — che nascono sempre in pausa, quindi senza spesa finché non è lui ad attivarle — e mettere in pausa o riattivare le campagne su suo comando. Non usiamo questi dati per finalità nostre.
Dove e per quanto li conserviamo: i token, i dati identificativi dell'account e i dati essenziali delle campagne (nome, stato, budget giornaliero) sono conservati nel nostro database gestito da Supabase, nelle tabelle ads_accounts e ads_campaigns, ad accesso riservato: le tabelle sono protette da regole di sicurezza a livello di riga e non sono leggibili dal browser né da utenti non autorizzati. Le metriche di rendimento (impression, clic, spesa) non vengono conservate: sono richieste a Google al momento e mostrate a schermo. La conservazione dura finché il cliente tiene collegato l'account.
Con chi li condividiamo: non li cediamo né li vendiamo a terzi, non li usiamo per pubblicità propria o di terzi, non li usiamo per profilare persone, non li usiamo per addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale e non li usiamo per finalità diverse da quelle sopra. I dati sono trattati, per far funzionare il servizio, dai fornitori indicati nel § 5, in particolare dal fornitore che ospita il database per nostro conto (Supabase).
Come si interrompe: quando il cliente scollega l'account, i token sono cancellati dal nostro database; alla disconnessione dell'ultimo account collegato l'autorizzazione è inoltre revocata presso Google. Il cliente può in ogni momento revocare l'autorizzazione anche dalla pagina delle autorizzazioni del proprio account Google.

L'uso e il trasferimento delle informazioni ricevute dalle API di Google da parte di OptinProof rispettano la Google API Services User Data Policy, comprese le prescrizioni sull'uso limitato (Limited Use).

7. Trasferimenti extra-SEE

Alcuni fornitori elencati nel § 5 hanno sede negli Stati Uniti o possono trattare dati, o accedervi, fuori dallo Spazio Economico Europeo. Quando nel § 5 indichiamo che i dati sono ospitati in una regione europea, questo dice dove sono conservati e non esclude che il fornitore vi acceda da fuori dello SEE. Per ciascun fornitore puoi chiedere a privacy@optinproof.app quale strumento di trasferimento si applica (artt. 45 e 46 GDPR). Alcuni servizi che non sono nostri fornitori (Telegram, le piattaforme social che sceglie il cliente) trattano dati come titolari autonomi anche fuori dall'Unione europea, secondo la propria informativa.

8. Conservazione dei dati

I dati dell'account sono conservati per la durata del rapporto e, successivamente, per il tempo necessario ad adempiere a obblighi di legge. I dati trattati come Responsabile sono conservati secondo le istruzioni del cliente Titolare e cancellati al termine del servizio.

Altri tempi: i codici OTP che generiamo noi valgono 10 minuti e li conserviamo solo come impronta; le chiavi dei contatori anti-abuso scadono da sole, al più tardi circa 48 ore dopo l'ultima richiesta; le segnalazioni di errore restano su Sentry per 30 giorni; in Google Analytics i dati degli eventi si conservano 2 mesi e quelli a livello di utente 14 mesi. Per l'assistenza su Telegram: la richiesta e gli inoltri all'operatore si cancellano dopo 90 giorni, il codice monouso del pannello dopo 2 giorni, gli identificativi dei messaggi ricevuti dopo 30 giorni (vedi § 13).

9. Diritti dell'interessato

Hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità dei dati, oltre a revocare il consenso in qualsiasi momento. Puoi esercitare i tuoi diritti scrivendo a privacy@optinproof.app. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

10. Cookie

La piattaforma utilizza cookie tecnici necessari al funzionamento, alla lingua e all'autenticazione: per questi il consenso non è richiesto e non possono essere disattivati.

Sul sito pubblico (la home, i prezzi e le altre pagine informative) usiamo Google Analytics per misurare le visite: quali pagine vengono lette, da dove arrivano i visitatori e con quale tipo di dispositivo e browser. Google Analytics si carica solo se accetti la misurazione dal banner dei cookie: prima della tua scelta, e se rifiuti, il tuo browser non scarica nessuno script di Google. Quando accetti, Google Analytics scrive nel tuo browser i propri cookie (_ga e _ga_ seguito dall'identificativo della nostra proprietà). Non lo usiamo sulle pagine legali, sui moduli di raccolta del consenso, sulla pagina di revoca né nel pannello di gestione. Google tratta questi dati per nostro conto (vedi § 5); per quanto li conserva vedi § 8.

Il banner ti chiede anche se accetti il marketing. Non carichiamo strumenti pubblicitari né colleghiamo Google Analytics a Google Ads: questa scelta viene solo comunicata a Google Analytics, insieme alla misurazione, come indicazione sull'uso dei dati per la pubblicità.

I moduli pubblici di raccolta del consenso e la pagina di revoca non caricano strumenti di misurazione né di marketing. Chi lascia o ritira il proprio recapito non viene profilato né misurato a fini di analisi o pubblicità. Il pannello di gestione non li carica all'apertura; solo se premi il pulsante per collegare WhatsApp o un social, il tuo browser carica da Meta (connect.facebook.net) lo strumento di accesso di Meta (vedi § 5).

Per proteggere il modulo dagli invii automatici, il modulo pubblico usa Cloudflare Turnstile quando le chiavi del servizio sono impostate: è un controllo anti-bot che tratta l'indirizzo IP e segnali tecnici del browser, che noi usiamo al solo fine di sicurezza (vedi § 5). Solo se si verifica un errore tecnico, il browser invia a Sentry una segnalazione, filtrata come descritto nel § 5. Il lettore dei video del sito pubblico parte solo quando premi play (vedi § 5). Indirizzo IP e registri tecnici sono inoltre trattati da noi e dai nostri fornitori per sicurezza e prevenzione degli abusi (vedi § 3 e § 5).

La tua scelta la ricordiamo in un cookie tecnico per 180 giorni, così il banner non ti viene riproposto. Puoi cambiarla in ogni momento dal collegamento Preferenze cookie in fondo alle pagine del sito pubblico: se ritiri il consenso alla misurazione, Google Analytics smette di caricarsi e i suoi cookie vengono cancellati dal tuo browser.

11. Uso di intelligenza artificiale (AI Act)

Con riferimento al Regolamento (UE) 2024/1689 («AI Act»), art. 50, OptinProof utilizza sistemi di intelligenza artificiale per: (a) un assistente conversazionale nel pannello e nell'agente automatico su WhatsApp; (b) la generazione di immagini per le campagne:

• quando interagisci con l'agente WhatsApp ti viene comunicato che stai parlando con un'AI e puoi richiedere un operatore umano; • le immagini generate dall'intelligenza artificiale sono contrassegnate come tali. I modelli sono forniti da Anthropic (Claude) e Google (Gemini); per il loro ruolo vedi § 5; non vengono usati per decisioni automatizzate con effetti giuridici sugli interessati.

12. Modifiche

Potremo aggiornare questa informativa; la versione vigente è sempre pubblicata su questa pagina con la data di ultimo aggiornamento.

13. Assistenza tramite Telegram (@optinproof_bot)

Se ci scrivi tramite il bot Telegram @optinproof_bot, il titolare (Alessio Galfo, OptinProof) tratta:

per rispondere in automatico e proteggere il servizio dagli abusi: l'identificativo della tua chat e del tuo utente Telegram, gli identificativi dei messaggi ricevuti e dei contatori anti-abuso;
se chiedi di parlare con una persona, in più: il riferimento e lo stato della richiesta, la lingua, gli orari e, solo se sei arrivato dal pannello di OptinProof con il tuo account, l'attività da cui ci scrivi (tramite un codice monouso, di cui conserviamo solo un'impronta).

Il testo dei tuoi messaggi non viene conservato nei nostri archivi. Solo se chiedi di parlare con una persona e l'assistenza umana è attiva, i messaggi che scrivi dopo vengono inoltrati all'operatore dentro Telegram; altrimenti restano nella tua chat con il bot. I comandi del bot e i messaggi che il bot non accetta (troppo lunghi, troppi, o inviati troppo in fretta) non vengono inoltrati: restano solo nella chat, e il bot te lo dice lì.

Finalità e base giuridica. Trattiamo questi dati per rispondere alla tua richiesta di assistenza. La base giuridica è la tua richiesta (art. 6.1.b GDPR, misure adottate su richiesta dell'interessato) e, per gli utenti registrati, l'esecuzione del contratto.

Telegram. Telegram è il servizio con cui avviene la conversazione e che hai scelto di usare. Tratta i messaggi secondo la propria informativa, come titolare autonomo, anche fuori dall'Unione europea. I dati tecnici della richiesta indicati sopra sono conservati dai fornitori elencati in questa informativa.

È facoltativo. Usare Telegram non è obbligatorio: puoi scriverci anche a support@optinproof.app, e se preferisci non usare Telegram non perdi nulla.

Nessuna decisione automatizzata. Le risposte automatiche del bot danno solo informazioni generali su prezzi e funzioni. Non prendono decisioni che ti riguardano.

Conservazione. I dati di una richiesta, compresa l'attività da cui ci scrivi, si cancellano 90 giorni dopo la sua ultima attività (anche la chiusura); gli inoltri all'operatore 90 giorni dopo essere stati fatti. Il codice monouso che collega il pannello al bot si cancella 2 giorni dopo essere stato creato. Gli identificativi dei messaggi ricevuti si cancellano dopo 30 giorni. Le copie dei messaggi nelle chat Telegram (la tua e quella dell'operatore) non le cancelliamo noi: puoi cancellarle tu dalla tua chat.

Diritti. Puoi esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione scrivendo a privacy@optinproof.app. Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.